จากที่เราเคยพูดถึงเกียวกับ 8 เหตุผลที่ทำไมเราต้องใช้โปรแกรมบัญชี ไปแล้ว วันนี้เราจะมาลงรายละเอียดให้ลึกขึ้นถึงประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี และการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีให้เหมาะกับเรา หลายท่านคงยังไม่ทราบว่าการมีตัวช่วยที่เป็นโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปนั้นดีอย่างไร ฉันทำธรุกิจขนาดเล็กควรต้องใช้โปรแกรมบัญชีหรือไม่ บทความนี้เรามีคำตอบ

ต้องขอเกริ่นก่อนว่า เมื่อที่ยุค IT ยังไม่ถูกพัฒนาการทำธุรกิจมักจะมีนักบัญชีประจำบริษัทเพื่อทำรายรับ-รายจ่ายของบริษัทนั้นๆ การที่บริษัทต้องมีการทำบัญชีนั่นเป็นเพราะว่าสามารถมองเห็นช่องโหว่ รายจ่ายแต่ละจุดได้กว้างขึ้น นี่เป็นเพียงแค่ขั้นพื้นฐานของการทำบัญชีเท่านั้น เราจะมาเริ่มพูดถึงการทำบัญชีโดยใช้โปรแกรมบัญชีกัน

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปคืออะไร

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปคือโปรแกรมที่ถูกออกแบบขึ้นเพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลและประมวลผลทางบัญชี เพื่อออกรายงานงบการเงิน นอกจากนี้โปรแกรมยังมีระบบการทำงานจัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ ดังนี้ ระบบซื้อ ระบบเจ้าหนี้ ระบบวิเคราะห์การซื้อ-ควบคุมค่าใช้จ่าย ระบบขาย ระบบลูกหนี้ ระบบวิเคราะห์การขาย ระบบสินค้า ระบบทรัพย์สินถาวร ระบบการเงิน-ธนาคาร ระบบบัญชีแยกประเภท ระบบภาษี  และรายงานต่างๆ ออกใบกำกับภาษี ฯลฯ 

โปรแกรมบัญชีเหมาะกับใคร

โปรแกรมบัญชีเหมาะกับทุกบริษัทหรือร้านค้าที่ต้องการมีระบบระเบียบในการทำงานมากขึ้น เพื่อความแม่นยำในการวางแผน การบริหารเงินสด ป้องการทุจริต การโกงได้มากยิ่งขึ้น นอกจากนี้การใช้งานโปรแกรมบัญชียังช่วยให้มองภาพของธุรกิจของคุณได้ละเอียดมากขึ้นอีกด้วย

หากคุณกำลังประสบปัญหาเหล่านี้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมคุณต้องซื้อโปรแกรมบัญชี

• ไม่รู้กำไร-ขาดทุน
• สต็อคไม่ลงตัว
• สินค้าหาย
• ทุจริต
• การทำงานล้าช้า

ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

• สะดวกรวดเร็วในการทำงาน

ช่วยให้การทำงานของคุณรวดเร็ว และสดวกสบายมากยิ่งขึ้นในการป้อนข้อมูลในทุกๆวันของคุณจะไม่เป็นเรื่องที่เสียเวลาอีกต่อไปเมื่อคุณใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ทำงานองค์กรณ์ของคุณประสบความสำเร็จได้เร็วยิ่งขึ้น

• ข้อมูลที่แม่นยำ

การทำงานของโปรแกรมสำเร็จรูปออกแบบมาเพื่อเพิ่มความแม่นยำ การประมวลผลต่างๆออกมาได้ดีกว่าการทำบัญชีแบบเก่า ทำให้ผู้ประกอบการสามารถมองงบกำไร-ขาดทุนได้อย่างแม่นยำมากขึ้น เพราะการทำบัญชีแบบเก่านั้นมักจะเกิดข้อผิดพลาดทางด้านตัวเลขได้มากกว่าการทำบัญชีโดยใช้โปรแกรม ตัวโปรแกรมบัญชีเหมือนตัวช่วยด้านบัญชีที่จะเพิ่มความแม่นยำให้กับคุณ

• ลดกำลังคน

จากสองข้อที่กล่าวมาขั้นต้นคงพอจะทำให้ทราบดีว่าการที่สามารถทำงานได้รวดเร็วและแม่นยำนั้น ไม่จำเป็นต้องใช้บุคคลากรจำนวนมาก โปรแกรมบัญชีสามารถลดขั้นตอนการทำงานของฝ่ายบัญชีลงได้ จึงช่วยให้บริษัทของคุณลดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้นอีกด้วย

• พัฒนาองค์กร

โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยให้คุณวิเคราะห์ทิศทางของธุรกิจของคุณได้ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจไปทิศทางไหน โดยการใช้ตัวเลขทางบัญชีมามีส่วนในการตัดสินใจนั้น เพราะตัวโปรแกรมบัญชีสามารถนำตัวเลขทั้งในอดีตและปัจจุบันมาเปรียบเทียบงบกำไร-ขาดทุน เพื่อประกอบการตัดสินใจ ตัวอย่่างเช่น ค่าการตลาด , การส่งเสริมการขาย , การเพิ่มยอดขาย , การลดต้นทุน และ การลดค่าใช้จ่ายต่างๆ ในองค์กร สิ่งเหล่านี้เป็นข้อมูลสำคัญที่จะทำให้ผู้บริหารสามารถดูแนวโน้มของธุรกิจได้ง่ายและสะดวกขึ้นนั่นเอง

• จัดการเรื่องภาษีได้ง่ายขึ้น

การทำเรื่องภาษีที่ค่อนข้างยุ่งยากจะไม่ยากอีกต่อไปเมื่อใช้โปรแกรมบัญชี โปรแกรมสำเร็จรูปช่วยให้การทำภาษีนั้นง่ายดายขึ้นกว่าเดิม ผู้ประกอบการหลายท่านอาจเคยเกิดปัญหาเหล่านี้ เสียภาษีไม่ถูกต้อง ล่าช้า ซึ่งนำมาซึ่งค่าเบี้ยปรับ เงินเพิ่ม และคดีอื่นๆ ตามมาจากความผิดพลาดเหล่านั้น การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยให้คุณทำภาษีได้แม่นยำยิ่งขึ้น

การเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

• เลือกโปรแกรมตามความต้องการ

ก่อนที่เราจะทำการซื้อโปรแกรมบัญชี หลายท่านที่ทำธรุกิจอยู่แล้ว คงทราบกันดีว่าธรุกิจของคุณต้องการโปรแกรมแบบไหนที่สามารถตอบเติมเต็มส่วนที่ธรุกิจของคุณขาดอยู่ ฉะนั้นการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีไม่ใช่แค่การมองว่าโปรแกรมนี้สวย โปรแกรมนี้ดัง แต่เป็นการเลือกซื้อฟังก์ชั่นที่เหมาะกับความต้องการของลูกค้ามากกว่า

• ราคา

ราคาเป็นสิ่งสำคัญ มองหาโปรแกรมบัญชีที่มีราคาเหมาะสมกับฟังก์ชั่นที่ได้รับ ทาง Allied เป็นตัวแทนจำหน่ายโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปหลากหลายแบรนด์ เราสามารถให้คำแนะนำราคาและสินค้าให้ตรงตามความต้องการของลูกค้าได้

• ปรับใช้ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ 

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปถูกออกแบบมาให้ใช้ในวงกว้าง ให้มีการใช้งานได้กับทุกธุรกิจ การปรับใช้งานให้เหมาะกับธรุกิจของคุณในทุกอุตสาหกรรมเพื่อให้การทำงานที่ง่ายขึ้น ด้วยประสบการณ์ของเราที่ให้การดูแลลูกค้าหลากหลายธุรกิจเราสามารถปรับการใช้งานให้เหมาะกับธรุกิจของคุณได้

• ระบบที่มีการอัพเดต

เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงที่ทันสมัยตลอดเวลา คำแนะนำทางด้านฮาร์ดแวร์ และซอฟแวร์ มีผลในการเลือกซื้อโปรแกรม เลือกผู้ขายที่มีความน่าเชื่อถือ หรือ บริษัทที่เปิดมานานที่มีประสบการณ์ในการให้บริการ แก้ไขปัญาการใช้งาน เพราะการซื้อโปรแกรมบัญชีควรมองภาพการใช้งานระยะยาว เพื่อให้เกิดความคุ้มค่าสูงสุด ดังนั้นการอัพเดตโปรแกรมเวอร์ชั่นใหม่อยู่บ่อยๆจึงเป็นสิ่งสำคัญต่อข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารตามภาวะเศรษฐกิจ และหลักเกณฑ์ทางด้านภาษีที่มีการเปลี่ยนแปลง

• การบริการหลังการขาย

ข้อนี้เป็นส่วนสำคัญเป็นอย่างมาก โปรแกรมบัญชีไม่ใช่สินค้าที่ซื้อมาขายไปแล้วจบเพียงครั้งเดียว เมื่อบริษัทของคุณปรับเปลี่ยนพนักงานอาจเกิดความผิดพลาดในการใช้งานโปรแกรม Allied มีบริการให้คำปรึกษาแก้ไขปัญหาตลอดการใช้งาน ท่านจึงมันใจได้ว่าเราจะคอยช่วยเหลือคุณตลอดเวลา

• มีบริการสอนการใช้งาน

การลงทุนระบบบัญชี ไม่ใช่เพียงแค่ซื้อโปรแกรม ต้องลงทุนในระบบคอมพิวเตอร์ ระบบเครือข่าย อุปกรณ์ต่อพ่วง และบุคคลากร แน่นอนว่าการใช้งานเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก่อนจะเริ่มใช้งานได้ ขั้นตอนของการเริ่มต้น (SETUP) เป็นส่วนสำคัญหากคุณซื้อไปแล้วคุณไม่สามารถ SETUP ได้อย่างถูกต้อง การใช้งานก็จะไม่ถูกต้อง คงจะทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง ข้อมูลไม่แม่นยำ ไม่สามารถใช้ในการวางแผน และบริหารได้ ทำให้ไม่คุ้มค่ากับราคาที่คุณจ่ายไป Allied มีบริการสอนการใช้งานตัวโปรแกรมให้คุณฟรี เป็นพี่เลี้ยงให้คุณตั้งแต่เริ่มต้น จนคุณสามารถใช้งานให้เกิดประโยชน์คุ้มค่ากับการลงทุนของคุณ