การจัดทำบัญชีคือสิ่งที่ทุกธุรกิจควรทำ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจร้านอาหาร ธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจการผลิต ธุรกิจการให้บริการ ธุรกิจขนาดเล็ก หรือ ธุรกิจใหญ่ ควรมีการจัดทำบัญชีที่มีประสิทธิภาพ
การใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีเป็นตัวช่วยในการจัดทำบัญชีจึงจำเป็นต่อธุรกิจอย่างมาก
เพราะจะช่วยลดเวลาในการทำงานและยังช่วยลดความผิดพลาดในการทำบัญชีอีกด้วย
ในบทความนี้เราจะพาไปทำความรู้จักกับโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีว่ามีความสำคัญต่อธุรกิจยังไง
และวิธีเลือกใช้โปรแกรมให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
โปรแกรมบัญชีคืออะไร?
โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชี เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อเป็นตัวช่วยในการเงินและการบัญชีในธุรกิจ เช่น การบันทึกบัญชี การจัดทำงบการเงิน การคำนวณภาษี และ การจัดทำรายรับ-รายจ่าย ซึ่งการใช้โปรแกรมเป็นตัวช่วยในการจัดทำบัญชีนั้นนอกจากจะช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อนแล้วยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดความผิดพลาดจากการทำบัญชีแบบสมัยเก่า
ทำไมการใช้โปรแกรมจึงจำเป็นต่อธุรกิจ
- ลดขั้นตอนการทำงานและลดความยุ่งยากซับซ้อน
โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีเป็นเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่ถูกพัฒนาเพื่อใช้ในการทำบัญชีโดยไม่ต้องทำการบันทึกรายการลงในสมุดหรือเล่มเอกสารให้วุ่นวาย โดยรูปแบบการทำบัญชีในโปรแกรมนั้นจะเป็นการทำงานแบบอัตโนมัติ เมื่อมีการคีย์บันทึกรายการลงในโปรแกรม ระบบจะทำการส่งข้อมูลไปยังระบบบัญชีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องโดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องบันทึกรายการซ้ำซ้อน และยังเป็นตัวช่วยในการจัดการเอกสารสำคัญทางบัญชี ที่สามารถดึงรายงานออกมาได้อย่างรวดเร็ว - ลดความผิดพลาดมีความแม่นยำสูง
อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าโปรแกรมทำงานในรูปแบบการประมวลผลอัตโนมัติ เมื่อมีการบันทึกรายการระบบจะคำนวณและประมวลผลได้ทันที จึงค่อนข้างมีความแม่นยำสูง ช่วยลดความผิดพลาดในการทำบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้การทำภาษีเป็นเรื่องง่าย
โปรแกรมมีฟังก์ชันการทำบัญชีที่ครบถ้วนทุกกระบวนการทำบัญชี เช่น การบันทึกบัญชีรายวัน การออกใบแจ้งหนี้ การจัดทำงบการเงิน การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีหัก ณ ที่จ่าย จึงทำให้การจัดทำบัญชีและการยื่นจ่ายภาษีเป็นเรื่องง่ายเพราะสามารถคำนวณภาษีได้ในโปรแกรมอัตโนมัติสร้างรายงานได้ทันที
ไม่ว่าจะเป็นงบกำไรขาดทุน งบดุล รายงานบัญชี-ภาษี รายงานเจ้าหนี้-ลูกหนี้ หรือรายงานการขาย ก็สามารถสร้างรายงานเหล่านี้ได้เลยทันทีโดยไม่ต้องรอการประมวลผลใดๆ ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถมีข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้ทันทีรองรับการใช้งานได้หลายรูปแบบ
ด้วยฟังก์ชันที่ครอบคลุมการทำบัญชีจึงสามารถใช้ได้กับหลายๆ ธุรกิจ เช่น ธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจการให้บริการ หรือ ธุรกิจการผลิต เป็นต้น
ฟังก์ชันสำคัญที่ควรมีในโปรแกรม
ระบบบันทึกบัญชีรายวัน
เป็นระบบการทำบัญชีขั้นแรกที่ใช้ในการบันทึกรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นประจำในแต่ละวัน เป็นการบันทึกธุรกรรมการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในบริษัทอย่างละเอียด
ระบบรายงานและเอกสาร
เป็นระบบที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสารและออกเอกสารสำคัญทางบัญชี เช่น การออกใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ออกบิลใบเสร็จ เป็นต้น
ระบบจัดการสินค้าคงคลัง
เป็นระบบที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการซื้อขาย หรือ ธุรกิจการผลิต มีหน้าที่ในการจัดบันทึกรายละเอียดสินค้า และควบคุมสินค้าคงคลังเพื่อไม่ให้สินค้าล้นคลังหรือมีมากเกินไป ซึ่งการมีระบบนี้จะช่วยเพิ่มกระแสเงินสดและลดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้า อีกทั้งยังเป็นระบบที่ช่วยติดตามสินค้าที่อยู่ในคลังช่วยในการตรวจสอบได้
ระบบการคำนวณภาษีอัตโนมัติ
ระบบที่จะทำให้การทำภาษีเป็นเรื่องที่รวดเร็วและไม่ยุ่งยาก เป็นเครื่องมือที่ช่วยลดเวลาในการคำนวณภาษี การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการทำบัญชีจะช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการทำงานเนื่องจากโปรแกรมจะคำนวณให้อัตโนมัติ ในบางโปรแกรมสามารถดึงไฟล์ออกมาแล้วยื่นภาษีออนไลน์ได้เลย ดูตัวอย่างการยื่นภาษีออนไลน์คลิก
รองรับได้หลายผู้ใช้งาน
หลาย ๆ บริษัทมีพนักงานบัญชีมากกว่าหนึ่งคน หรือใช้โปรแกรมร่วมกับผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจ จึงจำเป็นที่จะต้องใช้โปรแกรมที่สามารถใช้งานร่วมกันได้หลาย USER ผู้ใช้งานที่ใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน ซึ่งบางโปรแกรมก็สามารถจำกัดสิทธิ์การใช้งานให้กับพนักงานที่มีตำแหน่งหรือหน้าที่ที่ต่างกันได้ด้วย
โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีมีกี่ประเภท
- โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีแบบติดตั้ง (On-Premise Software)
เป็นการติดตั้งโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ไว้ที่คอมพิวเตอร์หรือเครื่องเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่ภายในอาคารเดียวกันหรืออยู่ภายในวง LAN เดียวกัน และสามารถใช้งานได้แค่ภายในพื้นที่อาคารเท่านั้น เมื่อทำการติดตั้งแล้วบริษัทหรือผู้ใช้งานจะเป็นคนควบคุมการใช้งานหรือเป็นผู้ดูแลระบบเองทั้งหมด จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ไอทีคอยดูแลระบบให้ เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการควบคุมข้อมูลทั้งหมดเอง
- โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีแบบออนไลน์ (Cloud-based Software)
โปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์หรือแบบออนคลาวน์ คือการที่ผู้ใช้งานเช่าพื้นที่บนคลาวน์หรือโฮสต์ ที่ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้งานสามารถใช้งานโปรแกรมหรือจัดการบัญชีได้จากทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต โดยมีผู้ให้บริการเป็นคนดูแลระบบให้ ไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์ไว้เก็บข้อมูลเอง เหมาะสำหรับธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความยืดหยุ่น
- โปรแกรมฟรีและโอเพนซอร์ส
โปรแกรมฟรีที่ไม่ต้องมีค่าใช้จ่าย แต่อาจจะมีข้อจำกัดบางอย่างในการใช้งานและไม่ครอบคลุมการทำบัญชี อีกทั้งยังไม่มีผู้ดูแลหรือบริการหลังการขาย เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดค่าใช้จ่าย
วิธีเลือกโปรแกรมให้เหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจ
- สำรวจความต้องการและฟังก์ชันการใช้งานของโปรแกรม
ผู้ใช้งานควรสำรวจความต้องการของธุรกิจว่าต้องการนำโปรแกรมเพื่อไปใช้งานกับส่วนใดหรือต้องการฟังก์ชันใดที่จะสามารถจัดการธุรกิจได้ง่ายขึ้น เพื่อความคุ้มค่าและความเหมาะสมต่อธุรกิจ
- พิจารณาราคาและความคุ้มค่า
เปรียบเทียบฟังก์ชันและราคาของโปรแกรมว่าคุ้มค่าและเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่
- รองรับการขยายตัวของธุรกิจ
พิจารณาจากการทำงานของโปรแกรมว่าสามารถรองรับเมื่อธุรกิจขยายตัวหรือมีความต้องการที่มากขึ้นได้หรือไม่ หรือสามารถอัปเกรดหรือปรับแต่งได้ตามความต้องการได้ในอนาคต
- มีบริการหลังการขาย
เลือกโปรแกรมหรือผู้ให้บริการที่สามารถดูแลหรือให้ความช่วยเหลือในกรณีที่มีปัญหาการใช้งาน
ตัวอย่างโปรแกรมที่นิยมใช้ทำบัญชีในไทย
- โปรแกรม Express
- โปรแกรม PEAK
- โปรแกรม FlowAccount
- โปรแกรม QuickBooks
โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์บัญชีเป็นเครื่องมือที่สำคัญมากในการดำเนินธุรกิจ ตัวช่วยในการจัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนการทำงานและลดความยุ่งยากในการทำบัญชี อีกทั้งยังช่วยตรวจสอบความถูกต้องในการทำบัญชี
หากคุณกำลังมองหาตัวช่วยในกรจัดการบัญชีและธุรกิจอย่าลืมที่จะพิจารณาความต้องการของธุรกิจว่าต้องการฟังก์ชันไหนที่จำเป็นต่อการทำงาน และมีความคุ้มค่าทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
บริษัท แอลไลด์อิเล็คตรอนิกส์ ตัวแทนจำหน่ายโปรแกรม Express ที่ก่อตั้งมายาวนานกว่า 30 ปี
ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้ามากกว่า 6,000 รายทั่วประเทศ และดูแลลูกค้ามาอย่างยาวนานและต่อเนื่อง โดยผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและไอทีโดยตรง เพราะเราให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นอันดับหนึ่ง
หากลูกค้าต้องการคำปรึกษาหรือคำแนะนำก่อนใช้งาน สามารถติดต่อสอบทางกับเราได้ทุกช่องทางการติดต่อ เพื่อให้ตอบโจทย์ต่อความต้องการของธุรกิจให้มากที่สุด เรายินดีที่จะให้คำปรึกษาโดยไม่มีค่าบริการใดๆ
สิทธิพิเศษเมื่อซื้อ Express กับ ALLIED
✅ฟรี!! อบรมการใช้งานโปรแกรม Express เบื้องต้น 2 ที่นั่ง 2 วันเต็มๆ กับ ALLIED โดย อาจารย์พิเศษวิชาซอฟต์แวร์บัญชี จากมหาวิทยาลัยขอนแก่น
✅ฟรี!! อบรมการใช้โปรแกรม Express เบื้องต้นกับบริษัท Express โดยตรงอีก 2 ที่นั่ง
✅คู่มือการใช้งานโปรแกรม
✅บริการแก้ไขฟอร์ม 1 ครั้ง/การซื้อโปรแกรม มูลค่า 1,000 บาท
✅บริการให้คำปรึกษาฟรีตลอดการใช้งาน
✅บริการติดตั้งผ่านออนไลน์ ฟรี !! ทั่วประเทศ
ติดต่อสอบถามเพิ่ม
☎️ Tel : 043-243588
📱 Mobile : 061-9682552
📲Line : https://lin.ee/24sZGHb
Facebook : https://www.facebook.com/allied.sc
🛒LAZADA : https://www.lazada.co.th/shop/allied-software-computer/