การใช้โปรแกรมเป็นตัวช่วยที่ดีมากหากนำมาใช้ในการบริหารธุรกิจหรือองค์กร ไม่เพียงแต่ช่วยในการทำบัญชีเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินงานในองค์กรได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อนให้เป็นเรื่องง่าย

1. บริหารองค์กรได้อย่างราบรื่น

โปรแกรมไม่ได้ช่วยแค่ในการดูแลเรื่องงานบัญชี แต่ยังเป็นผู้ช่วยผู้บริหารได้อย่างดีเยี่ยม โดยโปรแกรมนั้นจะทำให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวทางการเงินขององค์กรทั้งหมด ผู้บริหารสามารถนำผลรายงานการวิเคราะห์การเงินไปเปรียบเทียบกับผลประกอบการที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือนหรือปี เพื่อที่จะได้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงขององค์กร ซึ่งการได้เห็นการเปลี่ยนแปลงหรือความเคลื่อนไหวการเงินเช่นนี้จะทำให้ผู้บริหารสามารถวางแผนและตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ลดข้อผิดพลาดในการบัญชี

การทำบัญชีนั้นเป็นเรื่องที่ค่อนข้างต้องใช้ความละเอียดและรอบคอบเป็นอย่างมาก หากรายได้เยอะเกินจริงหรือตัวเลขไม่สมเหตุสมผลก็สามารถทำให้ธุรกิจเกิดความเสียหายมากมายมหาศาล การที่มีโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยในการทำงานนั้นจะทำให้ข้อมูลมีความแม่นยำมากขึ้น เพราะโปรแกรมจะสามารถคำนวณผลและประมวลผล รวมถึงตรวจสอบข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรหรือบริษัทได้อย่างไม่มีผิดพลาด

3. วิเคราะห์และวางแผนธุรกิจ

ช่วยในการจัดเก็บข้อมูล และประมวลผลข้อมูลด้านบัญชี โดยสรุปผลในรูปแบบรายงานได้อย่างละเอียด เพราะโปรแกรมนั้นถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานทางด้านบัญชีโดยเฉพาะ การที่ใช้โปรแกรมเข้ามาช่วยในการบริหารธุรกิจนั้นจึงค่อนข้างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ โปรแกรมจะแสดงให้เห็นถึงตัวเลขที่เกิดขึ้นทั้งหมดจากธุรกิจ ตั้งแต่รายรับ รายจ่าย เจ้าหนี้ ลูกหนี้ การเปรียบเทียบราคาขาย การคิดต้นทุนสินค้า แนะนำการสั่งซื้อสินค้า เพื่อควบคุมคลังสินค้า ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมที่เกิดจากผลประกอบการ จึงเป็นตัวช่วยที่ดีในการวิเคราะห์และวางแผนธุรกิจว่าควรดำเนินการไปในทิศทางใดจึงจะเกิดผลสำเร็จสูงสุด

4. สะดวก รวดเร็วในการทำงาน

แน่นอนว่าการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานย่อมอำนวยความสะดวกและรวดเร็วกว่าการใช้แรงงานมนุษย์อยู่แล้ว เมื่อย้อนไปในอดีตการทำบัญชีนั้นจะถูกจดบันทึกลงในสมุดบัญชีหลาย ๆ เล่ม การที่จะตรวจสอบหรือทำการปิดงบการเงินนั้นจึงเป็นเรื่องที่ล่าช้า เพราะการทำบัญชีนั้นต้องอาศัยความละเอียดและรอบคอบเป็นอย่างมาก การใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปนั้นจึงช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากเหล่านั้น เพียงแค่บันทึกข้อมูลลงไปในโปรแกรม ระบบจะประมวลผลและเชื่อมโยงไปยังบัญชีแยกประเภทและออกงบทดลองได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์เอกสารในคอมพิวเตอร์ ลดการใช้กระดาษ และค้นหาได้ง่าย

5. ง่ายในการจัดทำภาษี

การทำภาษีนั้นเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยากและต้องใช้เวลาทำเป็นอย่างมาก หากผู้ประกอบการจ่ายภาษีล่าช้า หรือจ่ายไม่ตรงตามที่กฎหมายกำหนดอาจนำมาซึ่งการเสียค่าปรับได้ หรือมากมากไปกว่านั้นอาจทำให้เกิดคดีต่าง ๆ ตามมาภายหลัง แต่ปัจจุบันนี้มีเทคโนโลยีซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกตรงจุดนั้นได้ คือการให้โปรแกรมบัญชีเป็นตัวช่วยในการรวบรวม และคำนวณภาษี โดยที่ผู้ประกอบการหรือนักบัญชีสามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งในบางโปรแกรมนั้นก็สามารถรวบรวมและยื่นภาษีผ่านออนไลน์ได้เลย