หลายๆท่านที่เป็นผู้ประกอบการธุรกิจร้านอาหารหรือร้านค้าปลีกอาจจะเคยได้ยินระบบ POS มาบ้าง แต่อาจจะยังไม่ทราบว่าจริงๆแล้วระบบ POS คืออะไร สามารถทำอะไรได้บ้าง หรือเหมาะกับธุรกิจของท่านหรือเปล่า วันนี้ ALLIED มีบทความที่จะมาให้คำตอบให้กับท่านได้คลายข้อสงสัยกัน

ระบบ POS คืออะไร?

ระบบ POS หรือในชื่อเต็มๆก็คือระบบ ‘Point of Sale System’ ซึ่งระบบนี้หากพูดง่ายๆก็คือระบบขายหน้าร้านที่เราสามารถเห็นได้ตามเคาน์เตอร์แคชเชียร์ในร้านค้าสะดวกซื้อนี่แหล่ะครับ โดยระบบนี้ได้รับการพัฒนามาจากหลักการของเครื่องคิดเงินในสมัยก่อนและได้นำปรับเปลี่ยนและพัฒนาออกมาเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาช่วยให้การใช้งานสามารถทำได้มากกว่าแค่การตรวจสอบยอดขายในแต่ละวัน ซึ่งในปัจจุบันระบบ POS นอกจากจะช่วยในเรื่องการคิดเงินหน้าร้านแล้ว ยังสามารถช่วยในการเก็บข้อมูลการขาย เช็ค นับ และตัดสต็อค ดูความเคลื่อนไหวของสินค้า ติดตามข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต จดจำสมาชิก และตรวจสอบยอดขายของสินค้าแต่ละชิ้นได้ นอกจากนี้ ผู้ประกอบการยังสามารถใช้ระบบ POS ในการติดตามการทำงานของพนักงานได้อีกด้วยครับ

ระบบ POS เหมาะกับใครบ้าง?

ระบบนี้เหมาะกับธุรกิจร้านอาหาร ร้านค้าปลีกหรือร้านค้าสะดวกซื้อ หรือธุรกิจด้านการบริการ

ระบบ POS ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?

หลักๆแล้วระบบ POS จะประกอบด้วย 2 ส่วน ได้แก่ ส่วนของอุปกรณ์ (Hardware) และส่วนของโปรแกรม (Software) ซึ่งทั้งสองส่วนนี้จะถูกนำมาใช้งานร่วมกันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยในแต่ละส่วนมีรายละเอียดดังนี้

ส่วนโปรแกรม (Software)

มีหน้าที่ในการเก็บข้อมูลการขายทั้งหมด เก็บข้อมูลลูกค้า และรวมไปถึงการตัด นับ และเช็คสต็อค โดยในส่วนโปรแกรมนั้นมีด้วยกัน 2 รูปแบบ

• รูปแบบที่ 1 คือโปรแกรมหน้าร้านโดยเฉพาะ (POS หรือ Point of Sale) โดยโปรแกรมในรูปแบบนี้เป็นโปรแกรมเพื่อการเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ มีหน้าตาที่ง่ายต่อการใช้งาน สะดวกและรวดเร็วต่อการขายหน้าร้าน เหมาะสำหรับร้านค้าปลีกทั่วไปที่มีเจ้าของกิจการเพียงแค่คนเดียวหรือเป็นนิติบุคคลที่มีความจำเป็นในการจ้างบุคคลภายนอกในการทำบัญชีเพื่อส่งกรมสรรพากร
• รูปแบบที่ 2 คือโปรแกรมบัญชีที่มีส่วนของการขายหน้าร้าน (Accounting Software) ซึ่งโปรแกรมรูปแบบนี้ใช้การทำงานร่วมกับโปรแกรมบัญชีทั้งหมดมาใช้กับการขายหน้าร้าน จะมีรูปร่างหน้าตาของโปรแกรมที่ซับซ้อนและมีการใช้งานที่เป็นขั้นเป็นตอนมากกว่า เหมาะสำหรับร้านค้ารูปแบบของบริษัทหรือสามารถจัดการทำบัญชีได้ด้วยตัวเอง ไม่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือบุคคลทั่วไป

ส่วนอุปกรณ์ (Hardware)

อุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกับการทำงานของระบบ POS นั้นประกอบด้วยหลายอย่างมากครับ ในแต่ละธุรกิจไม่จำเป็นที่จะต้องมีอุปกรณ์ครบทุกชิ้น เพราะในแต่ละธุรกิจจะมีความต้องการที่แตกต่างกัน เช่น ในธุรกิจร้านอาหาร อุปกรณ์อย่างเครื่องอ่านบาร์โค้ดอาจไม่มีความจำเป็น เป็นต้น โดยอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกับโปรแกรม POS จะประกอบไปด้วย

1. คอมพิวเตอร์ (POS Terminal) ทำหน้าที่เป็นตัวประมวลผลโปรแกรม POS
2. จอภาพ (Monitor) แสดงการทำงานของโปรแกรม POS โดยจอภาพมีทั้งรูปแบบของ LCD และ Touch Screen
3. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ (Slip Printer) ทำหน้าที่ในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินลูกค้า
4. เครื่องอ่านบาร์โค้ด (Barcode Scanner) อ่านรหัสแท่ง (Barcode) ของสินค้า
5. ลิ้นชักเก็บเงิน (Cash Drawer)
6. จอแสดงราคา (Customer Display) หน้าจอในการแสดงเงินทอนและราคาให้กับลูกค้า

ทำไมต้องใช้ระบบ POS?

หลายๆท่านเมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้วอาจจะสงสัยนะครับว่าแล้วการใช้ระบบ POS ในการดำเนินธุรกิจของคุณมีประโยชน์หรือมีข้อดีอย่างไร นอกจากจะเทคโนโลยีที่ทันสมัยที่จะช่วยให้การเก็บข้อมูลง่ายขึ้นแล้ว ยังมีข้อดีและคุณประโยชน์อีกมากมายดังนี้

1. เช็คข้อมูลได้ในทันที – เมื่อมีการขายสินค้า ผู้ประกอบการสามารถเข้าไปตรวจสอบยอดขาย จำนวนสต็อคของสินค้าได้ทันที โดยในปัจจุบันระบบ POS ขยายให้ผู้ประกอบการสามารถเช็คข้อมูลได้ผ่านมือถือหรือแท็ปเล็ต ไม่ว่าที่ไหนหรือเมื่อไรก็สามารถเช็คข้อมูลได้ตลอดเวลา
2. อุ่นใจจากของหรือเงินหาย – เมื่อมีการขายสินค้า ระบบ POS จะมีการจัดเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติ ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบยอดขาย จำนวนเงินหรือสินค้าทั้งหมดได้อย่างครบถ้วน ลดปัญหาเงินหายและยอดขายไม่ตรงได้
3. บริการได้รวดเร็วมากขึ้น – ด้วยนวัตกรรมที่ทันสมัยของระบบ POS จึงสามารถทำให้การขายสินค้าหน้าร้านมีความรวดเร็วและลูกค้าได้รับบริการที่ทันใจมากขึ้น
4. วิเคราะห์วางแผนจัดโปรโมชั่น – ระบบ POS ยังสามารถระบุได้ว่าวัตถุดิบหรือสินค้าตัวไหนมียอดขายเป็นอย่างไรหรือมียอดคงเหลืออยู่ในสต็อคเท่าไร ผู้ประกอบการสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาช่วยประกอบการตัดสินใจในการจัดโปรโมชั่นให้กับลูกค้าได้อีกด้วย

เห็นแล้วใช่ไหมครับว่าระบบ POS ไม่ธรรมดาเลย มีฟังก์ชันที่หลากหลาย นอกจากจะช่วยให้การขายสินค้าหน้าร้านของท่านสะดวกขึ้นแล้วยังมีระบบหลังร้านที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้นอีกด้วย