8 เอกสารสำคัญทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้

สำหรับผู้ประกอบการที่พึ่งเปิดบริษัทหรือเปิดร้านจำเป็นมากที่จะต้องรู้ว่าเอกสารสำคัญทางธุรกิจนั้นมีอะไรบ้างและเอกสารแต่ละรายการนั้นมีหน้าที่อะไรในทางธุรกิจ เพราะเอกสารเหล่านี้จะทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อได้อย่างมีระบบและง่ายต่อการจัดทำบัญชีและยื่นภาษีในอนาคต

เอกสารสำคัญทางธุรกิจคืออะไร มีความสำคัญกับธุรกิจยังไง?

เอกสารทางธุรกิจคือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรหรือจัดทำในรูปแบบฟอร์มเอกสาร เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับสินค้า เป็นต้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกิจหรือใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในกรณีที่ธุรกิจมีปัญหาเกิดขึ้น
เอกสารทางธุรกิจจึงสำคัญมากสำหรับการดำเนินธุรกิจเพราะจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยป้องกันความผิดพลาดและคุ้มครองสิทธิประโยชน์ของผู้ประกอบการ

เอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการควรรู้

ในการดำเนินธุรกิจผู้ประกอบจึงจำเป็นต้องรู้จักเอกสารสำคัญทางธุรกิจว่าเอกสารแต่ละรายการนั้นมีความสำคัญอย่างไร ทำหน้าที่อะไรในธุรกิจ และควรใช้เมื่อไหร่

ใบเสนอราคา (QUOTATION)

เอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ประกอบการต้องออกให้ลูกค้า เพื่อที่ลูกค้าจะได้นำไปพิจารณาในการประกอบการตัดสินใจก่อนที่จะซื้อขาย โดยปกติลูกค้าจะขอใบเสนอราคาจากหลายๆที่ก่อนเพื่อนำมาเปรียบเทียบความคุ้มค่า โดยรายละเอียดในใบเสนอราคาจะประกอบด้วย รายละเอียดสินค้า ราคา ค่าบริการส่วนอื่น เงื่อนไขการให้บริการต่างๆ ประโยชน์ของใบเสนอราคาคือทำให้มีหลักฐานอ้างอิงราคาตามที่ได้ตกลงกันเอาไว้

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ((BILLING NOTE/DEBIT NOTE))

เอกสารที่ผู้ขายหรือบริษัทต้องส่งไปยังลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าทราบยอดที่ต้องชำระสินค้าหรือค่าบริการอื่นๆ ในขั้นตอนนี้ผู้ขายหรือบริษัทจำเป็นต้องสอบถามถึงวันที่ต้องจ่ายชำระตามรอบวางบิลเพราะถ้าวางบิลไม่ตรงเงินที่ได้ก็จะถูกเลื่อนออกไปหรือถ้าเอกสารผิด ต้องแก้ไข ก็อาจจะทำให้ได้รับเงินช้า

ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ (DELIVERY ORDER/DEBIT NOTE)

เอกสารที่ผู้ขายออกให้กับลูกค้าตอนจัดส่งสินค้าว่าได้จัดส่งสินค้าตามที่ได้ตกลงกันไว้ โดยแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า ปริมาณ และข้อมูลการจัดส่ง

ใบเสร็จรับเงิน (TAX INVOICE (ABB.))

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) หรือ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (TAX INVOICE (ABB.)) เป็นเอกสารสำคัญสำหรับการซื้อขายที่ต้องออกให้ผู้ซื้อทุกครั้ง ใช้แสดงเป็นหลักฐานว่าผู้ซื้อและผู้ขายได้ทำการชำระเงินตามกฎหมายแล้ว ส่วนใบกำกับภาษีอย่างย่อจะออกได้ก็ต่อเมื่อร้านค้าได้ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้น

ใบกำกับภาษี (TAX INVOICE)

เอกสารที่ผู้ขายต้องออกให้ผู้ซื้อเพื่อเป็นการแจ้งให้ทราบว่าได้ดำเนินการจัดส่งสินค้าครบถ้วนตามที่ได้ตกลงกันไว้แล้วตามเงื่อนไข โดยรายละเอียดต้องครบถ้วนตามเอกสารทางบัญชีเช่น รายละเอียดสินค้า ปริมาณ มูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งผู้ขายจะออกให้ได้ก็ต่อเมื่อได้รับการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว โดยเอกสารนี้จะสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อผู้ซื้อได้เซ็นรับสินค้าเรียบร้อยแล้ว เอกสารจึงสามารถนำไปประกอบการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภ.พ.30 กับสรรภากรได้ถูกต้องตามกฎหมาย

ใบคืนสินค้า/ใบลดหนี้ (SALE RETURN/CREDITMEMORANDUM)

เอกสารที่ผู้ซื้อจัดส่งคืนให้ผู้ขายในกรณีที่สินค้าชำรุดเสียหายหรือสินค้าราคาสูงเกินไปไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ ผู้ซื้อไม่ต้องการที่จะรับสินค้า เมื่อผู้ซื้อส่งสินค้าคืนโดยที่ไม่รับสินค้าแลกเปลี่ยนต้องออกใบคืนสินค้า ส่วนผู้ขายต้องออกใบลดหนี้เพื่อปรับลดหนี้สินค้าที่ถูกคืนไป

ใบสั่งซื้อ (PURCHASE ORDER)

ใบสั่งซื้อหรือ PO เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อออกให้ผู้ขายเพื่อแจ้งความต้องการในการสั่งซื้อสินค้า โดยใบสั่งซื้อต้องมีรายละเอียดสินค้าอย่างชัดเจน เช่น รายการสินค้า ราคา และ จำนวน ซึ่งใบสั่งซื้อเป็นเพียงเอกสารที่ผู้ซื้อแจ้งความต้องการของตนเองเท่านั้น เมื่อตกลงทำการซื้อขาย ผู้ขายจึงจะออกใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อเพื่อทำการชำระเงิน

ใบโอนสินค้าเข้า/ใบโอนสินค้าออก (TRANSFER IN/TRANSFER OUT)

เป็นเอกสารที่ใช้บันทึกรายการการโอนสินค้าจากคลังนึงไปอีกคลังนึง สำหรับธุรกิจที่มีหลายสาขา ทำให้ติดตามสินค้าที่เข้าออกสต็อกได้อย่างแม่นยำ

POSPOS โปรแกรมขายหน้าร้านที่มาพร้อมฟังก์ชันเอกสารสำคัญทางการค้า สามารถขายและออกเอกสารรายงานการค้าได้ครบ จบ ในโปรแกรมเดียว ไม่ว่าจะขายหน้าร้าน หรือ จัดการงานหลังร้านก็ไม่สะดุด ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมทั้งหน้าร้านและหลังร้าน ระบบขาย ระบบสต็อก ระบบรายงาน ระบบ CRM ครบ ตอบโจทย์ทุกกิจการ

บริษัท แอลไลด์ อิเลคตรอนิคส์ คอมพิวเตอร์ จำกัด ตัวแทนจำหน่ายระบบจัดการร้านค้า ที่จะช่วยให้การขายเป็นเรื่องง่าย ตอบโจทย์ทุกกิจการ ร้านค้าปลีก-ส่ง ร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านบุฟเฟ่ต์
ด้วยฟังก์ชันที่สามารถจัดการร้านได้ตั้งแต่ระบบการขาย ระบบสินค้าคงคลัง ระบบพนักงาน ระบบรายงาน รองรับทั้งระบบ Windows และ Android สามารถปรึกษาการใช้งานของระบบก่อนเพื่อตอบโจทย์ความต้องการของร้าน

สิทธิพิเศษเมื่อซื้อกับเรา

⭐️ ลงรายการสินค้าเบื้องต้น ฟรี

⭐️ ให้คำปรึกษาและแก้ปัญหาตลอดอายุการใช้งาน (ออนไลน์)

⭐️ ติดตั้งฟรี ไม่มีค่าบริการ (ออนไลน์)

⭐️ รับประกันตัวเครื่อง 1 ปี