ต้นทุนแฝงแสนอันตรายที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้าม

ต้นทุนแฝงถือเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจ หากผู้ประกอบการไม่ได้ให้ความสำคัญหรือมองข้ามไปอาจทำให้ผลประกอบการขาดทุนหรือเสี่ยงที่จะเจ๊งได้ ในบทความนี้แอลไลด์ฯ จะพาไปทำความเข้าใจว่าต้นทุนนี้คืออะไร ทำไมถึงต้องให้ความสำคัญ

ต้นทุนแฝงคืออะไร ?

ต้นทุนแฝง (Hidden Cost) คือต้นทุนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินธุรกิจ อาจจะเป็นค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่ค่อยมีมูลค่าหรือมีนัยยะสำคัญอะไรที่จะส่งผลเสียต่อธุรกิจ เช่นค่าโทรศัพท์ ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าซ่อมบำรุงต่างๆ ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถจับต้องได้ แต่ก็ยังมีค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถจับต้องได้และดูไม่ได้มีมูลค่าอะไร เช่น ค่าเสียเวลา หรือ ค่าเสียโอกาส ซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ล้วนแต่เป็นต้นทุนที่เกิดขึ้นในการบริหารธุรกิจทั้งสิ้น ถึงจะเป็นค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่เมื่อสะสมเป็นเวลานานก็จะกลายเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่ทำให้ขาดทุนได้

ต้นทุนแฝงเกิดจากอะไรได้บ้าง ?

1.ต้นทุนแฝงจากค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด
ต้นทุนที่เกิดค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานเช่น ค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ไปจนถึงค่าน้ำดื่ม

2.ต้นทุนแฝงจากค่าติดต่อสื่อสาร
ต้นทุนที่เกิดจากการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการประชุม การเดินทาง เช่น ค่าบริการโทรศัพท์ ค่าบริการอินเทอร์เน็ต ค่าเดินทางไปเจอลูกค้า ค่าเดินทางในการค้นหาวัตถุดิบหรือสินค้า ค่าเดินทางไปสัมมนานอกสถานที่

3.ต้นทุนแฝงจากสินค้าคงคลัง
ต้นทุนที่เกิดจากสินค้าค้างสต็อก หรือสินค้าอยู่ในคลังนานเกินไป (Dead Stock) ซึ่งปัญหานี้เกิดจากการบริหารสินค้าที่ไม่มีประสิทธิภาพ จึงทำสินค้ามีมากกว่าความต้องการของลูกค้า ยิ่งสินค้าค้างอยู่ในคลังเป็นเวลานานก็จะเกิดผลเสียตามมา เช่น สินค้าคุณภาพเสื่อมจนไม่สามารถนำไปขายต่อได้ ซึ่งเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาต้นทุนจมเพราะไม่สามารถผลักดันสินค้าออกจากคลังได้ และยังจะเกิดปัญหาต้นทุนแฝงตามมานั่นคือค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้าที่เพิ่มขึ้น และค่าใช้จ่ายในการดูแลสินค้า

4.ต้นทุนแฝงในรูปแบบของเวลา
ต้นทุนนี้เป็นต้นทุนที่ไม่สามารถจับต้องได้หรือเป็นต้นทุนที่ไม่ได้เห็นอย่างชัดเจน เป็นต้นทุนที่เกิดจากการเสียเวลาหรือเสียโอกาสที่จะสร้างรายได้ให้กับธุรกิจ เช่น เสียโอกาสในการขายเนื่องจากไม่มีสินค้าในสต็อกหรือความล่าช้าในการรับเข้าสินค้า

ลดต้นทุนแฝงอย่างไรให้สร้างกำไร

1. วางแผนการจัดการงบประมาณ
เป็นการควบคุมต้นทุนโดยการวางแผนงบประมาณจากการวิเคราะห์ผลต่างของต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดในระหว่างการดำเนินธุรกิจ เช่น การประมาณการต้นทุนในการจ่ายซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ หากราคาจ่ายซื้อมีต้นทุนที่สูงกว่าประมาณการไว้จะได้ทำการเจรจาในการต่อรองหรือมองหาผู้จำหน่ายอื่นที่ให้ราคาถูกลง ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้ประกอบการมองเห็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นได้

2. ใช้เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือในการบริหารงาน
เทคโนโลยีที่บริษัทหรือองค์กรส่วนใหญ่มักใช้ในการบริหารหลักๆเลยก็คือระบบ ERP ซึ่งในระบบนี้ก็จะมีหน่วยย่อยให้สอดคล้องกับการทำงานเช่น ระบบบัญชี ระบบเงินเดือน ไปจนถึงระบบ POS ที่จะช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนแฝงที่มารูปแบบของอุปกรณ์สำนักงานเช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ แม็กเย็บกระดาษ ค่าถ่ายเอกสาร เพราะทุกอย่างสามารถดำเนินงานได้ผ่านอินเทอร์เน็ต

3. บริหารจัดการคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ
การบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพนั้นผู้ประกอบการหรือผู้บริหารต้องประเมินและวางแผนในการสั่งซื้อสินค้าให้สอดคล้องต่อความต้องการของลูกค้าอยู่เสมอ ผู้ประกอบการอาจจะพิจารณาการใช้ โปรแกรมขายหน้าร้าน (POS : Point Of Sale) เข้ามาเป็นเครื่องมือในการดูแลคลังสินค้า ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะในโปรแกรมจะมีฟังก์ชันที่สามารถตรวจสอบและบันทึกรายงานความเคลื่อนไหวของสต็อกแบบ Rael Time ทำให้ผู้ประกอบการสามารถวิเคราะห์และประเมินผลเกี่ยวกับสินค้าได้

4. จัดการทำรายงานบัญชี
การจัดทำรายงานทางบัญชีเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการทำธุรกิจไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กไปจนถึงระดับมหาชนก็ต้องทำบัญชี เพราะจะช่วยในการบันทึกค่าใช้จ่ายและรายรับทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ ทำให้ผู้ประกอบการหรือผู้บริหารวิเคราะห์และประเมินผลค่าใช้จ่ายและต้นทุนที่เกิดขึ้น ปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีที่มารูปแบบของโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่จะช่วยให้การทำงานด้านบัญชีสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นเพราะเมื่อบันทึกรายการทางบัญชีระบบจะเชื่อมโยงกันโดยอัตโนมัติ

แผนผังการทำงานของระบบ

บริษัท แอลไลด์ อิเลคตรอนิคส์ คอมพิวเตอร์ จำกัด ตัวแทนจำหน่ายโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป Express ที่ครอบคลุมทั้งการทำบัญชี การเงิน ภาษี การผลิต สินค้าคงคลัง รายงานการวิเคราะห์ผลการดำเนินกิจการ รองรับการใช้งานได้กับธุรกิจ และมีผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีคอยให้คำปรึกษาตลอดอายุการใช้งาน สามารถปรึกษาและคำแนะนำในการเริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม เพื่อที่จะช่วยให้ธุรกิจของท่านสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น